Handleiding “Hoe organiseer ik een dialoogtafel?”

Wat is de bedoeling van Schouwen-Duiveland in Dialoog?

Met de Dag van de Dialoog op Schouwen-Duiveland willen we ontmoetingen en gesprekken tussen mensen met verschillende achtergronden bevorderen. Dit doen we aan de hand van een thema. Op verschillende plaatsen, verspreid over Schouwen-Duiveland, nemen mensen deel aan één van de vele dialoogtafels. Onder het genot van een hapje en een drankje wordt gepraat over een thema. De ontmoetingen kunnen leiden tot nieuwe inzichten en inspiratie. Getrainde gespreksleiders stimuleren met een eenvoudige dialoogmethodiek en gespreksregels een gelijkwaardig gesprek tussen de deelnemers.

Week van de Dialoog op Schouwen-Duiveland

Om zoveel mogelijk inwoners de kans te geven mee te doen aan de dag van de dialoog, is besloten om met ingang van 2013 te kiezen voor een Week van de Dialoog. Gastheren en –vrouwen, tafelorganisatoren en gespreksleiders kunnen in november, meestal de tweede week van november, zelf bepalen op welke dag en welk tijdstip zij hun dialoogtafel willen organiseren. Rekent u per dialoogtafel op ongeveer 3 uur, inclusief in- en uitloop. De officiële opening van de Week van de Dialoog is op de maandagavond in die week in november op een bijzondere locatie, die op de website en door middel van andere vormen van communicatiemiddelen (persberichten, posters, folders, uitnodigingskaarten, nieuwsbrieven, website, Facebook, LinkedIn, etc.) bekend gemaakt wordt. Tijdens de openingsavond vinden de eerste dialogen.

Wilt u meedoen als tafelorganisator, gastheer of gastvrouw, of als deelnemer, meld u aan via het contactformulier.

In deze handleiding hebben we op een rij gezet wat er nodig is om een dialoogtafel te organiseren. We gaan hieronder in op de volgende onderwerpen:

  • Wie kan een dialoogtafel organiseren?
  • Wat heeft u nodig en hoe bereidt u het voor?
  • Wat kunt u verwachten van de organisatiegroep Dialoognetwerk Schouwen-Duiveland?

Wie kan een dialoogtafel organiseren?

In principe kan iedere burger, ondernemer, vrijwilliger of andere vertegenwoordiger van een organisatie op Schouwen-Duiveland een dialoogtafel organiseren. Als tafelorganisator bepaalt u zelf wie u aan tafel wilt uitnodigen. De ervaring leert dat een groep van 6-8 deelnemers het beste werkt. De organisatie van de dialoogtafel heeft u in eigen hand.

Wat heeft u nodig en hoe bereidt u de dialoogtafel voor?

Stap 1 > Kies voor een rustige ruimte…

Een dialooggesprek komt het best tot zijn recht wanneer u met uw groep in een rustige ruimte zit. Indien u meerdere tafels wilt organiseren, kunt u voor elke dialoogtafel een aparte ruimte nemen of één grote ruimte waarbij u de dialoogtafels voldoende ver uit elkaar kunt zetten. Aan de tafels worden vaak persoonlijke verhalen gedeeld. Het is voor de deelnemers aan uw tafel(s) fijn als zij zo min mogelijk door de deelnemers aan andere tafels worden afgeleid. Het is wel erg leuk om met elkaar in één ruimte te beginnen bij de ontvangst of het achteraf samen af te sluiten met een informeel samenzijn. Het is niet goed voor de kwaliteit van het gesprek om mensen tussendoor ‘aan te laten schuiven’.

 

Stap 2 > Kies voor een (liefst ronde) tafel…

Probeer een ruimte te vinden die een dagdeel (ten minste 3 uur) beschikbaar is voor uw dialoogtafel(s). Dit kan een vergaderzaal zijn in uw kantoor, maar het staat u natuurlijk vrij om een andere inspirerende ruimte te regelen. Maak er een feest van! Het enige waar u op moet letten is dat er bij voorkeur ronde tafels en voldoende stoelen staan. Deze opstelling werkt het beste voor een dialooggesprek. Iedereen kan elkaar dan gemakkelijk aankijken. Als dat niet lukt, geen probleem. Verder is het belangrijk dat er een toilet is.

 

Stap 3 > Zorg voor de catering (koffie, thee, iets lekkers, eventueel samen eten)

Bedenk van tevoren goed wat u uw deelnemers wilt aanbieden. Hoe leuker u de tafel maakt, hoe gemakkelijker het voor uw deelnemers is om in te gaan op uw uitnodiging! U kunt het heel sober houden door koffie, thee, koeken en water te serveren. U kunt het ook uitgebreider aanpakken. Zo kunt u uw tafel afsluiten met een lunch of diner. Dit is niet verplicht. We hebben wel de ervaring dat hoe meer men ‘er van maakt’, hoe meer verbindingen er ontstaan en hoe beter en leuker de dialoog wordt.

U kunt het beste onderstaande planning aanhouden:

  • Reken ongeveer 30 minuten voor ontvangst van uw gasten en een voorstelronde.
  • De dialoog zelf duurt doorgaans 120 minuten. Soms is dit iets korter of iets langer. Dit is ook afhankelijk van de vorm en grootte van de groep. Houd daar rekening mee!
  • Reserveer 30 – 45 minuten voor de afsluiting en een infomeel samenzijn.

Voorbeelden

U ontvangt uw gasten om 10.00 uur. De dialoog start dan om10.30 en duurt tot ongeveer 12.30 uur. Als u een lunch serveert, kunt u dit het beste van te voren melden, zodat de deelnemers hier rekening mee kunnen houden. U kunt het ook ’s middags of ’s avonds organiseren en afsluiten met een borrel en een hapje.

Tips

  • Denk aan een ruimte in uw eigen pand of bij een bevriende organisatie, leverancier, de buren, etc;
  • Kleed de ruimte leuk en gezellig aan, zodat u een warme sfeer creëert…
  • Als u uw tafel rond etenstijd organiseert, zorg dan als goede gastheer / gastvrouw voor een maaltijd;
  • Zet het eten en drinken op de tafel, zodat de mensen niet steeds van de tafel af hoeven om iets te pakken. Dat creëert meer rust;
  • Denk aan koffie en thee, maar ook een kan water en glazen op tafel.

 

Stap 4 > Nodig 6-8 deelnemers van verschillende achtergronden uit, die elkaar nog niet (goed) kennen

Nu u besloten heeft om een dialoogtafel of meerdere tafels te gaan organiseren en u heeft de ‘hardware’ geregeld, dan is het belangrijk dat u de volgende stappen doorloopt om deelnemers te werven. Als u uw tafel al aangemeld heeft op de website, dan kunt u het eerste puntje overslaan.

  1. Tafels aanmelden via info@dialoognetwerkschouwen-duiveland.nl
    Meld uw tafel aan bij info@dialoognetwerkschouwen-duiveland.nl. Er worden meerdere tafels georganiseerd en voor een compleet overzicht is het belangrijk dat u uw tafel aanmeldt.
  2. Wat leuk dat u meedoet aan Schouwen-Duiveland in Dialoog! – Zeg het voort!
    Nu uw tafel(s) is (zijn) aangemeld en u ‘officieel’ meedoet aan de Dag van de Dialoog, gaat u daar natuurlijk overal over vertellen. Het is leuk om daar bijvoorbeeld in het dorpsblad of uw personeelsblad over te schrijven of op uw website. Zet ook vooral social media in, zoals Facebook, Twitter en LinkedIn. Bespreek het ook in uw vriendenkring! Als u behoefte heeft aan een stukje tekst dan is er op de website www.dialoognetwerkschouwen-duiveland.nl voldoende informatie beschikbaar om een leuke tekst te maken.
  3. Begin nu met het uitnodigen van mensen uw dialoogtafels.
    Voor u het weet is het november. Houdt er rekening mee dat mensen het tegenwoordig steeds drukker hebben en dat hun agenda snel vol loopt. Zorg er dus voor dat u zo snel mogelijk mensen uitnodigt.
  4. Namen en (mail)adressen van deelnemers noteren en doorsturen
    Wilt u een overzichtje maken van de namen en (mail)adressen van uw tafeldeelnemers en deze sturen naar info@dialoognetwerkschouwen-duiveland.nl.

U kunt deelnemers op tal van manieren werven. De beste wervingsvorm is natuurlijk persoonlijk uitnodigen. Dus niet via een email! Ervaring uit andere gemeenten leert, dat werven door een persoonlijke uitnodiging op bijvoorbeeld bijeenkomsten en daarna nabellen het beste werkt. Wij maken uitnodigingskaarten die u (begin oktober) aan uw deelnemers kunt uitreiken. Hierin staat iets over de achtergrond van Schouwen-Duiveland in Dialoog. Op de kaart kunt u zelf de locatie, het tijdstip, de manier van aanmelden en een persoonlijke boodschap plaatsen. U kunt potentiële deelnemers ook wijzen op de mogelijkheid om zich in te schrijven via het contactformulier op de website. Mochten mensen zich afmelden, dan kunt u hen vragen zelf voor een vervanger te zorgen.
Veel mensen zullen u vragen om meer informatie. Zodra u uw tafel heeft aangemeld op de website sturen we u een document met meer informatie. Dit kunt u dan doorsturen naar uw deelnemers.

Tips voor als u mensen uitnodigt:

  • Een reden om iemand uit te nodigen kan zijn: het lijkt u leuk om deze persoon beter te leren kennen; u wilt iemand een mooie ervaring geven; u wilt iemand uit zijn isolement halen; u wilt mensen met elkaar in contact laten komen;
  • Vertel een deelnemer dat het noodzakelijk is dat hij/zij er is, vanwege ‘de juiste samenstelling’ aan de tafels;
  • Denk ook eens aan ouders, klanten, leveranciers, kunstenaars, personeelsleden, lokale sporters;
  • Nodig ook vrienden en bekenden uit, maar zorg altijd dat er mensen aan tafel zitten die elkaar nog niet (goed) kennen, dat levert de beste en meest bijzondere dialogen op;
  • Als mensen vragen wat het oplevert, dan kunt u zeggen: het is een mooi (nieuw) netwerk; u kunt ‘gratis’ leren van elkaar; het geeft u wellicht nieuwe inzichten over uzelf; u kunt dromen van anderen helpen invullen; het is een moment van rust in uw jachtige bestaan; u gaat echt luisteren naar elkaar; u kunt nieuwe inspiratie opdoen; etc.

 

STAP 5 > Werf een Dialooggespreksleider

U of één van uw deelnemers wordt de gespreksleider van uw tafel(s). Het is belangrijk dat per tafel één persoon de training volgt. Als uw tafels op meerdere tijdstippen zijn dan kunt u ook vragen of deze gespreksleider meerdere tafels wil voorzitten.

De training voor gespreksleiders is gratis. De training is noodzakelijk om uw deelnemers een écht dialooggesprek te kunnen bieden. Na de training is de gespreksleider in staat iedereen op elk niveau de ruimte te geven om eens te durven, delen, dromen en doen met elkaar.

Op de training oefenen we met de valkuilen en kansen die aan tafel ontstaan in een dialoog. De gespreksleider krijgt ervaring met het centrale thema en de bijbehorende formulevragen en methodiek. De gespreksleider krijgt tips over hoe hij of zij de dialoogtafel nog beter kan leiden. De training verrijkt de gespreksleider niet alleen voor de Dag van de Dialoog, maar deze ervaring neemt hij of zij ook mee naar werk of omgeving elders. Het is een hele leuke training, gegeven door ervaren trainers, in kleine groepen (tot 15 personen).

Het is belangrijk om op de training aanwezig te zijn, want u ontvangt daar ook uw gesprekleidersmap met daarin de informatie die u nodig heeft om uw tafel te leiden. Deelname aan de Dialooggespreksleidertraining voor Dialooggespreksleiders is verplicht. Zo houden we de kwaliteit van de Dag van de Dialoog hoog en wordt het gesprek een echte Dialoog!
Er zijn twee data voor gespreksleiderstraining ingepland, zie de website voor meer informatie.
Mocht het u niet lukken een gespreksleider te vinden, dan kan Dialoognetwerk Schouwen-Duiveland u daarbij helpen.

STAP 6 > Het centraal thema aan de tafel

Er is een jaarlijks wisselend centraal thema voor alle tafels. Een centraal thema is er niet om de creativiteit in het gesprek en van de gespreksleider te beperken, maar is gekozen om een inspirerende dialoog te voeren met veel verschillende soorten mensen aan tafel. Daarnaast geeft het de gespreksleider handvatten om een kwalitatieve en positieve dialoog te leiden.

Persoonlijke kennismaking met als doel elkaars dromen te leren kennen staat centraal. Ervaring uit ander gemeenten leert dat dit alleen lukt met een thema dat via de dialoogmethodiek de deelnemers in de gelegenheid stelt elkaar hun kwetsbare kant te laten zien. Een centraal thema geeft daarbij veiligheid en richting.

Het staat elke tafelorganisator overigens vrij om de dialoogmethodiek in te zetten om iets met een bepaalde groep mensen bespreekbaar te maken. Het centrale thema aan tafel blijft echter leidend. Door ruimte te nemen elkaar volgens de dialoogmethodiek te leren kennen, nemen we ‘een stap’ om na het gesprek (bij bijvoorbeeld de gezamenlijk te nuttigen maaltijd) met elkaar door te praten over een thema dat voor uw deelnemers van belang is. U kunt de dialoog ook starten met een inleiding over een onderwerp dat uw doelgroep interesseert.

Wat kunt u verwachten van de organisatiegroep en dialoogambassadeurs van het Dialoognetwerk Schouwen-Duiveland?

  • Werven van zoveel mogelijk organisaties, instellingen, burgers en bedrijven om met elkaar ‘een beweging tot meer dialoog’ en dialoogtafels in Schouwen-Duiveland te realiseren.
  • Ondersteunen van iedereen die een bijdrage wil leveren aan de Dag van de Dialoog door:
    • op Schouwen-Duiveland verschillende dialoogtafels te organiseren;
    • gespreksleiders te regelen voor tafelorganisatoren die geen gespreksleider kunnen vinden;
    • mensen die zich spontaan opgeven als deelnemer aan een tafel te plaatsen.
  • Zorg voor aandacht in de media, informatievoorziening door nieuwsbrieven, uitnodigingen, handleiding e.d.
  • Zorgen voor informatievoorziening via de website www.dialoognetwerkschouwen-duiveland.nl
  • Het geven van trainingen voor gespreksleiders zodat alle tafels begeleid worden door een getrainde dialooggespreksleider.
  • Het organiseren van bijeenkomsten met geïnteresseerden, die meehelpen met de keuze van het thema, het organiseren van de dag, het bedenken en uitvoeren van nieuwe ideeën, enz.
  • Administratieve en financiële organisatie.
  • Uitwisseling van ervaringen met Nederland in Dialoog.

Heel veel plezier met de voorbereiding. Laat het ons weten als u mooie, leuke, of bijzondere situaties meemaakt of hulp nodig heeft!

De organisatiegroep van het Dialoognetwerk Schouwen-Duiveland:

André Dekker, inwoner
Arjan Boon, inwoner
Johan van Westenbrugge, Octocare
Sabine Dingemans, SD-COACH
Marjolein Engelhardt, communicatieadviseur
Gera Klijnsma, inwoner
Kim bij de Vaate, Averie
Rudolf Fontein, RMFconsult
Adrie Tange, inwoner
Sandra Engel, medewerker SMWO,
Inge van Ooijen, Ooijenintermediair

Voor meer informatie en ondersteuningsvragen: info@dialoognetwerkschouwen-duiveland.nl ,
(0111) 453 444 (SMWO), www.dialoognetwerkschouwen-duiveland.nl.